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企業合規管理日常風險清單(下)

風險點 31:企業是否已經注冊相關域名?

風險點 32:在業務中,公司是否存在未收到貨款先開發票的情形?

風險點 33:在日常經濟往來中,對方公司委托第三方收付款時,是否都進行了書面通知?

風險點 34:通過會計處理,企業處于長期虧損的狀態,是否沒有充分理由說明堅持營業的原因?

風險點 35:公司在采購貨物或接受相關服務時,是否存在供貨或提供服務的單位讓掛靠單位代開、或讓其供應商或廠家代為直接開票的情形

風險點 36:公司財務人員在審核合同(開具發票)時,能否準確分清定金與訂金的區別?

風險點 37:公司是否存在將營業收入轉入個人賬戶的情形?

風險點 38:公司是否使用代理記賬,無專門的財務人員?

風險點 39:公司接受貨款后是否向買方開具正規稅務發票?

風險點 40:是否允許員工報銷“禮品費”

風險點 41:是否有老板、大股東借錢不還的情況?(超過一年)

風險點 42:公司章程除了規定工商登記要求內容外,是否依據公司情況作了特殊約定?

風險點 43:除公司章程外,股東之間是否有股東協議?

風險點 44:是否了解修改公司章程的法定程序與通過比例?

風險點 45:公司章程中是否詳細規定股東會的召集、召開方式及議事規則?

風險點 46:股東會與董事會之間是否存在職權交叉?(股東會職權實際由董事會代為執行)

風險點 47:公司監事會中是否有職工代表?

風險點 48:公司股權是否均衡分布或過度集中或過度分散?

風險點 49:公司董事、總經理是否兼任監事?

風險點 50:公司股東是否可以隨意查閱會計帳簿?

風險點 51:公司是否與關聯企業有交易?

風險點 52:是否屬于需要辦理特別許可證才能合法經營的行業?如食品、藥品、汽車維修等?

風險點 53:企業是否受過工商行政或稅務處罰?

風險點 54:是否對本行業監管政策密切關注,并對監管政策及時進行解讀并執行?

風險點 55:企業是否依賴微信、淘寶、京東等第三方平臺銷售貨物或服務?

風險點 56:運營推廣的方案和文案用語是否經過法務部門審核?

風險點 57:關鍵崗位上是否設置了員工反腐敗的制約措施?

風險點 58:因產品/服務質量問題造成的危機是否制定了危機處理預案?

風險點 59:公司是否有購買或銷售潛在客戶名單、個人數據等行為?

風險點 60:是否有專業的政府關系或公共關系維護的人員?

風險點 61:同行業企業是否經常遭到行政甚至刑事處罰?



企業合規管理風險清單(下)


風險點 31:企業是否已經注冊相關域名?


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可能影響 :

1.造成對知名商標或馳名商標的商標淡化,影響公司的商標策略;

2.企業需要花費大價錢將域名買回,或花費大量時間進行仲裁奪回域名,造成企業金錢成本與時間成本的增加;

3.嚴重情況下,會導致一家企業的滅亡

合規建議:

及時、全面地注冊域名,包括與企業名稱、品牌一致或相關的主域名、容易造成混淆的二級域名等,防止惡意搶注或仿冒。


風險點 32:在業務中,公司是否存在未收到貨款先開發票的情形?


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可能影響 :

稅務風險上看,先票后款等同于替購買方墊付稅款,如后期款項收不回來,還要倒貼稅款;法律風險上看,發票在特定情況下可視為收款憑據, 會帶來敗訴風險。

合規建議:

1. 財務部門在審核合同時就督促業務加上相應的條款,明確規定:開具的發票不做為收款證明;

2.如果合同已簽訂,那么在開具發票時可由對方開具收到發票的收條,要特別注明“款項未收到”,或在發票背面寫上“給付發票時款項尚未支付”并由對方簽字。

風險點 33:在日常經濟往來中,對方公司委托第三方收付款時,是否都進行了書面通知?


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可能影響 :

1.債務公司委托第三方公司(個人)代為支付時,第三方公司可能會以“返還不當得利”要求返還相應款項;

2.債權公司委托第三方公司(個人)代收時,債權公司可能聲稱自己沒有收到款項,要求重新支付

合規建議:

1.在債權公司要求將款項支付給第三方時,可要求其提供相應的書面委托書、或書面通知,明確寫明委托第三方公司(個人)代收;

2.債務公司讓第三方公司(個人)代為支付時,應由債務公司和第三方公司(個人)寫出書面說明,共同確認“由第三方公司(個人)代債務公司代為支付款項”的事實。

風險點 34:通過會計處理,企業處于長期虧損的狀態,是否沒有充分理由說明堅持營業的原因?


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可能影響 :

長虧不倒但持續經營本身是違反常理的情況,是稅務重點稽查的對象。一旦被查處,不僅要查賬征收,還要繳納滯納金和罰款。日后會加強后續監管,特別是發票的使用。

合規建議:

每月報表報送之前都應本著符合業務真實性的原則進行自查,當關鍵指標出現異常時,對異常原因及時自我檢查,內部處理,保證對系統報送的財務報表遠離指標異常預警的紅線。從而最大限度地降低金稅三期帶來的稅務預警風險。

風險點 35:公司在采購貨物或接受相關服務時,是否存在供貨或提供服務的單位讓掛靠單位代開、或讓其供應商或廠家代為直接開票的情形?


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可能影響 :

1.可能會因對方公司虛開增值稅發票受牽連,承擔刑事責任;

2.給公司造成不必要的財務損失

合規建議:

公司相關人員在接收增值稅發票時,應進行仔細核對,避免出現貨物流、資金流、發票流不合一的情形。

風險點 36:公司財務人員在審核合同(開具發票)時,能否準確分清定金與訂金的區別?


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可能影響 :

造成公司財務損失.

合規建議:

1.公司進行員工培訓時,務必讓財務人員清楚“訂金”與“定金”的區別;

2.財務人員在審核合同或者開具發票時一定要注意“定金”與“訂金”的使用,發現錯誤及時糾正。

風險點 37:公司是否存在將營業收入轉入個人賬戶的情形?


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可能影響 :

1.要接受稅務機關的調查,給公司造成不必要的麻煩同時,可能還需要承擔行政責任;

2.若涉嫌職務侵占、挪用資金會導致相關人員承擔刑事責任,對公司經營造成影響;

3.公司與個人財產的混同,使得公司與個人在民事責任上牽扯不清

合規建議:

1.銀行會對公司的賬戶進行監督,公司處于何種原因也不要將營業收入轉入個人賬號;

2.公司要加強對相關人員的規范,明確不得使用個人賬戶接收營業收入,必須嚴格按照法律的規定,在公司的賬戶上走賬。

風險點 38:公司是否使用代理記賬,無專門的財務人員?


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可能影響 :

1.對公司的經營管理產生不利影響;

2.因個人侵占資金,導致公司遭受財務損失

合規建議:

多數中小企業和代理記賬公司的會計,對于金稅工程的了解僅僅停留在改變了以往報稅界面與稅收監管力度增強的認知中,沒有意識到金稅工程能夠為企業帶來哪些影響,還是按照以往的操作流程進行稅務處理。企業對金稅工程缺乏系統的了解 , 容易出現企業與稅務系統信息不對稱, 存在被列入稅務部門重點問題企業的稅務風險。

風險點 39:公司接受貨款后是否向買方開具正規稅務發票?


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可能影響 :

1.對公司的財務直接造成損失;

2.公司的形象遭受破壞。

合規建議:

發票使用單位應當持手續到稅務機關領取稅務發票,并按照要求向買方開具稅務發票。

風險點 40:是否允許員工報銷“禮品費”?


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可能影響 :

禮品費容易給人商業賄賂的嫌疑,另一方面禮品費存在較大的稅務風險。會影響增值稅、個稅和企業所得稅。

合規建議:

費用報銷時盡量杜絕禮品費。

風險點 41:是否有老板、大股東借錢不還的情況?(超過一年)


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可能影響 :

企業股權發生變化的時候,股東或者潛在債權人可以要求大股東償還債務;股東借款超過一年沒有歸還的,稅務會將之視為分紅進行征稅;大股東借款手續不完整的,容易觸及挪用資金或職務侵占的刑事犯罪。

合規建議:

借錢之前通過股東會或董事會決議,表明借款不是私下行為;簽訂借款協議,約定期限和利息,企業逐月計提借款利息,明確借款屬性。

風險點 42:公司章程除了規定工商登記要求內容外,是否依據公司情況作了特殊約定?


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可能影響 :

1.照搬公司法所規定的章程,抹殺了自身公司特點,章程制定的優劣關系到治理結構的法律風險;

2.重要事項規范的不明確性,致使公司章程的可操作性不強,不能發揮作用。

合規建議:

《公司法》中明確規定了在公司章程中可自行約定的任意性條款,股東可依據股東特點及持股比例、公司管理模式、行業特點等因素,制定可操作性強的公司章程。章程中可自主約定的事項主要包括:對于對外投資與擔保、“三會”職權、議事方式、表決程序、分紅權、對董監高限制、公司解散事由等等。

風險點 43:除公司章程外,股東之間是否有股東協議?


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可能影響 :

股東之間權利義務只是章程的一部分,難以事無巨細,當股東之間產生爭議時,無有效的依據解決矛盾,容易導致公司僵局。 

合規建議:

簽訂股東協議,對股東之間權利義務作出比公司章程更為細致的約定,包括出資具體時間、股東退出機制、員工期權池或其他不宜在章程中公開的內容。

風險點 44:是否了解修改公司章程的法定程序與通過比例?


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可能影響 :

未經法定程序修改公司章程,行為無效,對內對外都不產生效力。

合規建議:

修改公司章程屬于特別決議事項,須召開股東會,并經代表表決權 2/3 以上的股東通過,修改后由董事會向工商機關申請變更登記,產生公示效力。

風險點 45:公司章程中是否詳細規定股東會的召集、召開方式及議事規則?


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 可能影響 :

1.控股股東或董事不召開或隨意召開股東會;

2.股東會決議無效或被撤銷。

合規建議:

在章程中詳細規定股東會的召集、召開方式及議事規則。

風險點 46:股東會與董事會之間是否存在職權交叉?(股東會職權實際由董事會代為執行)


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可能影響 :

董事會作出決議可能被認定為無效。

合規建議:

修改公司章程、增資、減資、合并、分離、解散等職權必須由股東會執行,不得委托給董事會。

風險點 47:公司監事會中是否有職工代表?


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可能影響 :

若監事會構成不符合《公司法》相關規定,其作出決議無效。

合規建議:

根據《公司法》規定,監事會成員中職工代表必須占 1/3 以上,據此合法合理地配置監事會成員中的職工代表。

風險點 48:公司股權是否均衡分布或過度集中或過度分散?


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可能影響 :

1.可能導致公司僵局,無法做出決策,影響公司經營和發展;

2.公司一股獨大,容易導致決策失誤或治理機制失靈;

3.小股東取得公司控制權。

合規建議:

1.公司設立時設計股權結構,避免股權均衡;

2.若公司已設立,可在章程中另外約定表決方式及議事規則,不采用按出資比例享有表決權的方式, 在章程中約定擴大或者縮小某個股東或者某類股東的所代表表決權,達到設計股權結構的目的。

風險點 49:公司董事、總經理是否兼任監事?


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可能影響 :

違反《公司法》相關規定,且無法實現監事會的職能。

合規建議:

依據《公司法》規定,董事、高級管理人員不得兼任監事。

風險點 50:公司股東是否可以隨意查閱會計帳簿?


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可能影響 :

若股東有“不正當目的”,不利于公司維持正常經營秩序及保護商業秘密。

合規建議:

建立會計帳簿查閱審查制度,要求股東查閱前提出書面申請,15 日內審查完畢,若該股東 3 年內有“不良記錄“可拒絕其查閱。

風險點 51:公司是否與關聯企業有交易?


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可能影響 :

不合法關聯交易損害債權人權益及公司財產。

合規建議:

明確關聯企業、關聯交易認定標準,防止關聯企業以壟斷采購或銷售業務渠道等方式干預公司經營,防止產生不合法關聯交易。

風險點 52:是否屬于需要辦理特別許可證才能合法經營的行業?如食品、藥品、汽車維修等?


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 可能影響 :

需辦理特別許可證后才能經營的行業都屬于工商行政機關重點稽查的對象,一般以查處無證無照經營行為和排查消除食品藥品、工業產品質量、特種設備安全隱患為重點,輕則整頓罰款,重則甚至觸犯非法經營等刑事犯罪。

合規建議:

有無證經營情況的企業必須馬上辦理相關許可或暫停相關業務;有證但在操作中有管理瑕疵的,可以跟監管部門形成良好的溝通,根據企業實際情況給予一定的整頓寬限期。暫時沒有暴露出問題的企業需要密切關注行政管理部門的政策動向和整頓節點。

風險點 53:企業是否受過工商行政或稅務處罰?


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 可能影響 :

受過處罰的企業不僅會在企業工商信息網上進行公示,對企業的商譽造成影響,三年內的處罰記錄還會影響企業的融資和上市,對企業健康發展有著極大的負面影響。對在各地有分公司或直營門店的企業,一地的行政稅務處罰往往會引起其他地區監管部門的重視,引發連鎖處罰效應。

合規建議:

企業接到行政處罰通知書后應該第一時間了解處罰所依據的事實和程序,積極主動的和執法機關解釋溝通,不應回避或慌神。在保護民營企業的政策氛圍下,盡量通過溝通和主動整改的方式避免行政處罰。已遭遇行政處罰的企業應該引以為鑒,主動整改防止引發連鎖反應。 

風險點 54:是否對本行業監管政策密切關注,并對監管政策及時進行解讀并執行?


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可能影響 :

缺乏政策敏感性或者對政策解讀不到位、解讀錯誤,會造成政策紅利的經濟損失,也可能會影響到企業 2-3 年發展方向的戰略指揮錯誤,社會影響性比較大的高風險行業缺乏政策敏感性還有可能對刑事風險后知后覺。

合規建議:

不僅要保持對中央政策的敏感性,還要了解地方執行的口徑和具體政策。

風險點 55:企業是否依賴微信、淘寶、京東等第三方平臺銷售貨物或服務?


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 可能影響 :

高度依賴 BAT 生態衍生出的創業公司,需要對各平臺內部風控要求有清晰的了解,一旦因觸犯平臺風控紅線被封殺,損失往往是不可逆的。

合規建議:

仔細閱讀并了解各大平臺對運營商和入駐企業的管理規則,特別是微信對誘導分享、群發等特殊運營手段的認定和處罰規則。

風險點 56:運營推廣的方案和文案用語是否經過法務部門審核?


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可能影響 :

運營推廣活動中涉及成分、功效、極限詞等違反廣告法用語外,還有可能涉及詆毀同行、無授權使用名人頭像等情況,往往是侵權高危區。

合規建議:

注意廣告法、不正當競爭法等常規法律外,保持對政策時事的敏感度,政治事件不可作運營。

風險點 57:關鍵崗位上是否設置了員工反腐敗的制約措施?


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可能影響 :

腐敗行為出現時,若企業沒有及時處理或處理不力、處理不當(或過輕過重),都會助長這種行為的再發生,以致形成腐敗風氣,甚至大家以腐敗為榮,相互交流腐敗經驗,取長補短,互相促進。

合規建議:

預防為主、事后處罰為輔,要對腐敗高發點有重點的政策和嚴格的審批制度,對于反腐敗的要求通過與員工有效的培訓和溝通進行傳達,對于運營中的腐敗風險點做到操作中的時時監控。

風險點 58:因產品/服務質量問題造成的危機是否制定了危機處理預案?


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可能影響 :

在企業的日常經營環節中,難免會遇到突發的事項,如果這類突發事項能夠在第一時間得到妥善地解決和處理將會對于企業的經營帶來積極的影響。反之,若此類突發事項沒有在第一時間妥善處理,通過后期的發酵將對于企業的運營和發展帶來極為不利的影響。

合規建議:

在爭議發生前企業需要對于自身企業可能發生的突發事項做出預設。有條件的企業可以在某種程度上建立突發事項庫。結合企業自身的經營特點建立突發事項庫是妥善解決突發事項的第一步也是首要前提。以輔導機構為例,通常易出現學生家長與學校之間因為教學事項發生的爭議。那 么,就要在設立突發事項庫時將這一類的突發事項預設到該庫當中去。

風險點 59:公司是否有購買或銷售潛在客戶名單、個人數據等行為?


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可能影響 :

違反國家有關規定,通過購買、收受、交換等方式獲取公民個人信息,或者在履行職責、提供服務過程中收集公民個人信息的,屬于《刑法》第二百五十三條之一第三款規定的“以其他方法非法獲取公民個人信息”。

合規建議:

轉變營銷思路,即便合法獲得的個人信息,在沒有征得被收集者同意的情況下,須經過處理無法識別特定個人且不能復原后,方有可能規避刑事處罰的風險。

風險點 60:是否有專業的政府關系或公共關系維護的人員?


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可能影響 :

專業的 GR 可以幫助企業處理與政府、協會等執法部門的關系,在其印象中樹立企業獨特的品牌,以達到爭取這些對象支持企業生存盈利目的的重要部門。GR 的缺位會使得企業的經營合規風險陡增。

合規建議:

企業的實際管理者和公關部門的負責人必須增強法律意識,提高事前防范法律風險的投入。在做好政府關系的維護同時,注意避免觸發刑事法律雷區。

風險點 61:同行業企業是否經常遭到行政甚至刑事處罰?


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可能影響 :
行業是企業生存的基本環境條件,雖然企業風險具有一定的個性化特征,但在同一行業中的企業們可能需要共同面對某些基本一致的風險。同行的雷區也是本企業最容易出現問題的環節。
合規建議:
關注行業動態和龍頭企業,有條件的企業應該在政策立法層面主動發聲。